Le bailleur est tenu à une régularisation annuelle des charges lorsque celles-ci ont donné lieu aux versements de provisions.
Cette régularisation peut faire apparaître un solde en faveur du bailleur ou en faveur du locataire.
Lorsqu’elle est faveur du bailleur, il est rare que celui-ci tarde à adresser la régularisation exigible. Si tel est néanmoins le cas, il s’expose, passé le délai de trois ans, à une prescription de sa demande de régularisation. En outre, une régularisation tardive peut l’exposer à des dommages et intérêts dont le montant peut être équivalent à celui de la régularisation si cette régularisation fait apparaître sur la période non prescrite une somme très largement supérieure à celle provisionnée. Ainsi, un bailleur a été condamné à des dommages et intérêts d’un montant correspondant à la régularisation des charges demandée dont le montant était de plus du triple de la somme provisionnée. (Cass. Civ 3ème, 21 mars 2012; n° 11-14.174)
Lorsqu’elle est en faveur du locataire, le bailleur peut être tenté de retarder la régularisation des charges, pensant à terme pouvoir se prévaloir d’une prescription à l’encontre d’un locataire peu regardant. En effet, jusqu’alors, le point de départ de l’action en répétition de l’indu courrait à compter de la date de paiement de la provision sur charges. Cela n’est plus le cas depuis un arrêt de la Cour de Cassation du 9 novembre 2017 (Cass. Civ 3ème, 9 nov. 2017; n° 16-22.445). Dorénavant, le délai de prescription de l’action en répétition de l’indu que peut intenter le locataire court à compter de la date de la régularisation des charges par le bailleur. Autant donc pour le bailleur ne pas tarder. A défaut de régularisation, la prescription de l’action du locataire ne court pas.